5S elektroniniuose dokumentuose - susitvarkykime kompiuterį! `13-09-23

5S metodika, dažnai pristatoma kaip “darbo vietos susitvarkymo” metodas, lygiai taip pat sėkmingai pritaikoma elektroninės darbo erdvės sutvarkymui.

Neefektyvus bendrai ar individualiai naudojamų elektroninių dokumentų valdymas lemia daugybę iššvaistymų, kuomet mes ieškome dokumentų, naudojame senas dokumentų kopijas, taisome klaidas, apskritai nerandame reikalingų dokumentų ir (nuoširdžiai sakant) tiksliai nežinome, kokią informaciją valdome savo įmonės serveriuose. Elektroninę darbo erdvę sudaro trys sritys:

  1. organizacijos bendrai naudojami dokumentai, laikomi, pvz. serveryje, 
  2. darbuotojų kompiuteriai, kuriuose laikomi darbiniai dokumentai,
  3. darbuotojų elektroninis paštas, į kurį kasdien plaukia dideli kiekiai įvairiausios informacijos.

Kaip sumažinti darbuotojų laiko švaistymą informacijos paieškai? Kaip efektyviai organizuoti informaciją, kad ji taptų lengvai surandama ir prieinama be paieškos funkcijos panaudojimo? Kokią informaciją turime saugoti ir kaupti, o kokios geriausia atsikratyti? Kokios reikalingos informacijos mes nevaldome? Šie klausimai atsakomi 5S diegimo metu.

5S mokymų metu mes supažindiname organizaciją su 5 susitvarkymo etapais "5S" ir tada kartu su darbo grupe dalyvaujame šių etapų įgyvendinime praktiškai.
Įsidiegus šį metodą Jūsų organizacijos kompiuteriuose ar serveriuose:

  1. bus "išvalyta" organizacijos elektroninė erdvė nuo “šiukšlių” – nereikalingos ir pasenusios informacijos, 
  2. supaprastintas priėjimas prie informacijos, sukurta organizacijai priimtinas ir suprantamas “direktorijų medis”, 
  3. sukurtas savikontrolės mechanizmas, kuris organizacijai pagelbės palaikyti naujai sukurtą tvarką.

Esame įpratę kaupti visą (reikalingą ir nereikalingą) informaciją savo kompiuteriuose, kaip esame įpratę kaupti daiktus savo spintose. Atsikratykime šio įpročio! Tai pirmas indėlis į tvarką Jūsų kompiuteryje ar serveryje.

Darbingos savaitės!
“Idėjų sektoriaus” komanda