5S: kodėl “įdiegta” tvarka greitai degraduoja? `16-04-11

Šiandien ko gero kiekviena organizacija gali papasakoti savo (ne)sėkmės istoriją taikant 5S. Reikėtų įvertinti, kad tai tik vienas iš galimų instrumentų, kuris gali palengvinti perėjimą prie organizuotos tvarkos ir sumažinti iššvaistymų laiką pagrindiniame darbo procese, arba, atvirkščiai, gali tą procesą komplikuoti, jeigu pritaikomas neatsakingai – neatsižvelgiant į organizacijos tipą, procesus, “tvarkos” poreikį, neįtraukiant darbuotojų, kurie toje darbo aplinkoje dirba. Tokiu atveju “tvarka” netrukus grįžta į buvusią padėtį, o darbuotojai lieka su nuostata – 5S neveikia.

Straipsnyje aptarsime penkis susitvarkymo elementus ir į ką reikalinga atkreipti dėmesį, norint pritaikyti juos savo organizacijai.

 (1S) Skirstymas - nereikalingų daiktų atsikratymas.  Pirminį susitvarkymo efektą duoda jau vien nenaudojamų daiktų pašalinimas iš darbo zonos – atlaisviname gamybinę erdvę, plotą sandėliuose, spintose ir lentynose, o biure atsiranda vietos netgi naujų darbo vietų sukūrimui. Tačiau puikiai žinome, kad daiktai palaipsniui “kaupiasi patys”, todėl atliekant skirstymą reikalinga atsakyti į klausimą, kodėl jie kaupiasi? Pvz., kodėl į cechą atvežama daugiau medžiagų nei reikia gamybai? Kodėl neatsikratoma sugedusios įrangos? Kodėl gamybiniame ceche laikoma veikianti, tačiau metų metais nenaudojama įranga? Kodėl turime perteklių nenaudojamų įrankių, o dažniausiai naudojamų įrankių tenka dviems darbininkams – vienas? Kodėl spintose ir stalčiuose saugome dokumentus, kurių arba neprireikia niekada, arba prireikus net nežinome, kad turime tai, ko reikia? Paprastai netvarkinga darbo vieta yra nestandartizuoto prastai valdomo proceso, o ne “nekultūringų” darbuotojų, kuriems patinka dirbti netvarkoje, rezultatas.

            (2S) “Priėjimo” prie daiktų supaprastinimas. Tiek biure, tiek gamyboje vienus daiktus naudojame dažniau, kitus – rečiau. Šiame etape svarbu nustatyti patogų “priėjimą” prie daiktų pagal paprastus kriterijus – aišku, kur surasti, lengva paimti ir padėti atgal, nereikia sunkiai kelti, lenktis, ieškoti. Kuo dažniau daiktas naudojamas, tuo lengviau jis turėtų būti pasiekiamas. Įprasta manyti, kad jeigu dirbame pagal 5S, mūsų įrankiai būtinai turi būti iškabinti lentose, o ant kiekvieno stalčiaus reikalinga etiketė - tačiau tai tik keletas iš daugybės galimų sprendimų, kaip padaryti dažnai naudojamus daiktus gerai matomus ir lengvai surandamus. Geriausius sprendimus daiktų ir įrankių išdėstymui suranda patys darbuotojai, jeigu jiems suteikiamos bent minimalios metodinės žinios šiuo klausimu, šiek tiek laiko ir viltis, kad pokyčiai darbo vietoje iš tiesų yra įmanomi, jeigu tik bus pagrįstas jų poreikis.

(3S) Sistemingas valymas ir tvarkymas. Kiekvienas darbuotojas atranda savo būdus, kaip išgyventi kasdieniniame “darbiniame chaose” ir kuo daugiau tame chaose jis praleidžia laiko, tuo sunkiau jį įtikinti, kad tai nėra normali veiklos praktika. Pirmųjų dviejų etapų tikslas – sukurti naują praktiką ir parodyti, kad pokyčiai yra įmanomi ir veiksmingi, t.y. patobulinus darbo vietą dirbti iš tiesų tampa patogiau. Tačiau darbo aplinkos pertvarkymas dar nereiškia, kad ji tokia ir išliks, nes darbuotojų įpočiai lieka nepakitę. Todėl 3S tikslas – sukurti susitvarkymo rutiną, atsakant į klausimą, ką kiekvienam darbuotojui reikia atlikti kiekvieną dieną, kad darbo vietoje būtų palaikomas reikalingas tvarkos ir švaros lygis. Pvz. vienas švaros lygis bus reikalingas betono gamykloje, kitas – ligoninėje. Jį organizacija nusistato pati, o vėliau pati kasdien ir dirba prie jo palaikymo.

 (4S) Standartizavimas. Įsisavinant pirmuosius tris susitvarkymo elementus pertvarkoma darbo vieta ir sukuriama kasdienio susitvarkymo sistema. Standartizavimas pagelbėja sukurtą tvarką užfiksuoti. Užrašai, linijos ir žymėjimai padeda išskirstyti darbo erdvę funkcinėmis zonomis, nustatyti nuolatines daiktų laikymo vietos, taip pat formuoti darbuotojų elgesį, pvz. kur reikia eiti, kurios zonos negalima užkrauti, kur reikalinga atsistoti dirbant prie įrengimo, kur reikia laikyti rankas, pagelbėja parodyti, kur atsiranda rizikos vietos. Taip darbo vietos standartizavimas “įformina” esamą gamybinį procesą ir leidžia sukurti vizualią darbo erdvę. Dėl to naudinga prieš darbo vietos standartizavimą atlikti proceso standartizavimą ir tik tada tai užfiksuoti.  Standartizavimo taškai pagal poreikį kiekvienoje organizacijoje pasirenkami skirtingi, pvz. pažymėta vieta prie durų, nurodanti durų kilimėlio buvimo vietą, gali būti svarbi maisto pramonės organizacijoms, besilaikančios maisto saugos standartų, tačiau vargu, ar tai bus aktualu langų gamyklai.  

(5S) Savikontrolė. Nustatytos tvarkos palaikymui ir tobulinimui reikalinga savikontrolė, kuri atliekama periodiškai pasitikrinant, kaip laikomės savo nustatytų standartų. Be to ne visada iš karto pavyksta sukurti “idealią” darbo vietą su 100% eliminuotais iššvaistymais – trūksta įrankių, todėl jais reikia dalintis, negalime iš karto investuoti į visas priemones, kurios leistų patogiai sudėti daiktus, galiausiai keičiasi procesai ir gamyba, todėl 5S metu sukuriama sistema, kuri ne tik leistų audituoti esamą ‘”tvarkos” lygį, bet ir skatintų vis grįžti prie darbo vietos tobulinimo.

5S tai nėra penkios taisyklės, tai universalūs susitvarkymo principai, kurių pritaikymas kiekvienoje organizacijoje atrodo kitaip. Jeigu nesukursite savo būdo tvarkos palaikymui, visi bandymai bus trumpalaikiai. Todėl “nediekite” 5S, o pasinaudodami šiais principais sukurkite savo darbo erdvės organizavimo metodą, idealiai tinkantį tik jūsų organizacijai.

Prasmingų darbų!

Eglė Kuklieriūtė